Для того, чтобы дела компании шли успешно, важно, чтобы в документах всегда был порядок. Именно поэтому большинство компаний уделяют большое внимание созданию архива, который позволяет в безопасных и надежных условиях хранить все бумаги и своевременно получать доступ к ним.
Алгоритм действий
В идеале нужно приступать к созданию архива с первого дня работы компании. Но на практике мало кто задумывается об этом на первых порах, очевидная необходимость возникает позже, когда разобраться в бумагах становится затруднительно и слишком много времени теряется на поиск нужного документа. Поэтому если ваша компания уже ведет работу, то начинать создание архива нужно как можно раньше.
Теоретически можно выполнить все работы самостоятельно. Но этому потребует много времени, глубокого погружения в процесс, а также серьезной ответственности, так как придется изучить законодательную базу, предельно сконцентрированного и внимательно подойти к процессу и создать все необходимые условия для хранения.
Если это кажется слишком сложным (вполне справедливо), то стоит прибегнуть к помощи профессионалов. Более подробную информацию о создании архивов на предприятии можно найти на этой странице http://pga-spb.ru/sozdaniye-arkhiva-na-predpriyatii, а мы тем временем коротко расскажем об алгоритме действий, который вас ждет:
- инвентаризация всех имеющихся в компании бумаг, в ходе которой их проверяют на наличие, необходимость хранения, а также юридическую, фактическую и формальную достоверность;
- все, что не нужно хранить отправляется на переработку и конфиденциальное уничтожение;
- составляется список того, что должно храниться, но было утрачено и требует восстановления;
- систематизация документов, то есть их группирование по категориям, сроках хранения и другим параметрам;
- определение места хранения будущего архива и его физическая организация;
- параллельный процесс – создание каталога и (желательно) электронного архива.
Где хранить архив
Очевидный (но не единственный) ответ – в офисе. Для этого нужно выделить специальное помещение, которое важно особым образом подготовить, обеспечив в нем определенные температурно-влажностные условия, а также защиту от огня, воров и других напастей.
Но есть еще один вариант – внеофисное хранение документов. Подробно о нем можно узнать здесь: http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov. Если коротко, то это – процесс передачи архива на временное хранение в профессионально созданные хранилища, где постоянно поддерживают идеальные условия для бумажных носителей, а также обеспечивается максимально надежная защита ваших бумаг. Кроме того, вам не придется жертвовать местом в офисе для размещения архива.